Kapacitetsplanlægning — kan medarbejderne nå dagens rute?

Sammenhold besøg, køretid, pauser og opgavernes varighed. Sådan vurderer servicefirmaer dagens kapacitet uden at forveksle skøn med registreret tid.

En arbejdsdag er ikke fuld, blot fordi kalenderen har plads til flere aftaler. Medarbejderen skal også kunne nå kørslen, pauserne og arbejdet hos hver kunde. Kapacitetsplanlægning handler om at sammenholde den tid, du har til rådighed, med det arbejde, du faktisk planlægger.

Begynd med den disponible tid

Tag udgangspunkt i den aftalte arbejdsdag. Fratræk planlagte pauser og kendte opgaver uden kundebesøg, eksempelvis klargøring eller afhentning af udstyr. Resten er plads til besøg og transport — ikke alene til fakturerbart arbejde.

Fordel ikke automatisk lige mange stop til alle. En medarbejder med få, store opgaver kan have en mere fyldt dag end en kollega med mange korte besøg. Kompetencer og udstyr skal passe til opgaverne.

Et eksempel på en dag, der ikke hænger sammen

Et tænkt eksempel: En dag har 420 disponible minutter efter pauser og klargøring. Seks besøg på hver 50 minutter bruger 300 minutter. Med 90 minutters samlet kørsel er der 30 minutter tilbage til forsinkelser. Et ekstra besøg på 50 minutter passer derfor ikke ind, selv om der er en tom plads i kalenderen.

Tallene er et planlægningseksempel, ikke en standard for jeres virksomhed. Brug egne erfaringer med opgavernes varighed og et realistisk skøn over kørslen. Husk også transporten før første og efter sidste besøg, hvis den indgår i arbejdsdagen.

Planlæg efter geografi og opgavetype

Saml besøg i samme område, hvor det er praktisk. Kontrollér derefter, om én medarbejder kan udføre dem med det nødvendige udstyr. En kortere rute er ikke en bedre plan, hvis medarbejderen må køre tilbage for at hente værktøj.

Hold tunge eller usikre opgaver synlige i planen. En adresse uden afklaret adgang eller en opgave med ukendt omfang bør ikke behandles som et sikkert, kort stop.

Sammenhold plan og udført arbejde

Registrér tid manuelt og brug den som grundlag for at forbedre fremtidige skøn. Gentagne afvigelser kan skyldes opgavens omfang, adgang eller forkert forventning — ikke nødvendigvis medarbejderens indsats.

Skeln mellem forventet tid og faktisk registreret tid. Køretidsberegning må ikke erstatte den manuelle tidsregistrering, og en beregnet ankomst må ikke blive sendt som et aftalt klokkeslæt til kunden.

Lav en lille ugentlig kontrol

Gennemgå dage med overarbejde, flyttede besøg og lange geografiske spring. Flyt fremtidige besøg, hvor det er nødvendigt, men bevar forskellen mellem ændring af ét besøg og ændring af den faste aftale.

I Serviceydere kan du planlægge ruter og medarbejdere sammen. Brug overblikket til at vurdere arbejdsdagen; beslutninger om bemanding, pauser og realistisk opgaveomfang kræver stadig jeres vurdering.

Læs videre

manuel timeregistrering · omplanlægning ved sygemelding · ruteplanlæggeren

Prøv Serviceydere gratis i 14 dage — uden kreditkort.