Aflyste besøg og fakturering — kontrollér de faste kunders fakturaer

Skeln mellem udsatte besøg, aflysninger og udført arbejde. Kontrollér samlefakturaer, fakturaintervaller og allerede udstedte fakturaer for faste kunder.

En fast serviceaftale betyder ikke nødvendigvis, at kunden skal have en faktura for et besøg, der ikke blev udført. Skeln mellem betaling for et fast abonnement og fakturering af faktisk udførte besøg. Denne guide tager udgangspunkt i besøg, som faktureres efter udførelse, og i perioder med flere besøg på samme faktura.

Hold tre ting adskilt

Besøgsintervallet afgør, hvornår arbejdet skal gentages. Fakturaintervallet afgør, hvornår udførte besøg samles til fakturering. Betalingsfristen gælder den udstedte faktura. De tre begreber er ikke udskiftelige.

En kunde kan eksempelvis få ugentligt besøg og en månedlig samlefaktura. Det betyder ikke, at et planlagt, men aflyst besøg automatisk bliver en udført fakturalinje.

Når besøget udsættes

Flyt det konkrete besøg, og kontrollér om den faste serie også skal ændres. Lad være med at markere arbejdet udført alene for at fjerne det fra dagens plan. Status skal afspejle, hvad der faktisk er sket.

Informer kunden om den nye dato. Et beregnet køretidspunkt er ikke en aftale om ankomst. Afklar særskilt med kunden, hvis der er behov for et bestemt tidspunkt.

Når besøget er aflyst eller ikke kunne udføres

Notér årsagen, og kontrollér om aftalen skal fortsætte. Manglende adgang og kundens opsigelse er forskellige situationer: den første kan kræve et nyt besøg, mens den anden kan kræve stop af serien.

Eventuelle aflysningsgebyrer afhænger af jeres aftale og relevante regler. Denne artikel fastsætter ikke et gebyr og anbefaler ikke at fakturere et ikke-udført besøg som almindeligt udført arbejde.

Kontrollér samlefakturaen pr. periode

Sammenhold fakturaens linjer med de faktisk udførte besøg. Se efter service, dato og beløb. Hvis et besøg flyttes til en anden periode, skal kontrollen tage udgangspunkt i det udførte besøg frem for den oprindelige plan.

I Serviceydere kan fakturainterval være efter hvert besøg, hver 14. dag, månedligt eller kvartalsvis. En særskilt indstilling på aftalen går foran kundens valg, som igen går foran virksomhedens standard. Funktionen bruges sammen med virksomhedens tilkoblede regnskabsprogram.

Hvis fakturaen allerede er udstedt

Redigér ikke historikken, så et faktureret besøg blot forsvinder. Undersøg først, hvad der er bogført, og håndtér en eventuel rettelse eller kreditnota i den relevante regnskabsarbejdsgang.

Gennemgå både aftalens status og fakturaens status efter rettelsen. En annullering og en kreditnota er forskellige handlinger; en slettet plan er ikke i sig selv dokumentation for tilbageførsel af en faktura.

Læs videre

samlefaktura og fakturaintervaller · fakturering og regnskab · e-conomic-integrationen

Prøv Serviceydere gratis i 14 dage — uden kreditkort.